1. Mục đích của tài liệu #
Trong quá trình làm dịch vụ kế toán, việc nhà cung cấp xuất hóa đơn sai và phải xuất lại hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh là rất thường xuyên. Nếu xử lý thủ công, kế toán rất dễ bị nhầm lẫn, dẫn đến rủi ro hạch toán đúp cả hai hóa đơn hoặc bỏ sót số liệu.
Để giải quyết triệt để vấn đề này, phần mềm FDI đã trang bị tính năng Tự động phát hiện hóa đơn thay thế/điều chỉnh giúp loại bỏ hoàn toàn rủi ro sai sót số liệu.
2. Thao tác đồng bộ và tự động nhận diện #
Để phần mềm bắt đầu quét và xử lý chứng từ, anh/chị thực hiện các bước sau:
- Tại phân hệ Hóa đơn và tờ khai (HĐ & TK), bấm chọn nút “Đồng bộ dữ liệu hóa đơn điện tử“. Thao tác này giúp phần mềm kết nối và kéo toàn bộ dữ liệu hóa đơn gốc từ cơ quan thuế về lưu trữ an toàn trên phần mềm.
- Sau khi tải dữ liệu thành công, điều hướng sang phân hệ Hộ kinh doanh (HKD). Bấm nút “Đẩy dữ liệu hóa đơn lên sổ“. Một modal hiện lên, chọn khoảng thời gian cần xử lý, tùy thuộc vào mục đích xử lý, anh/chị chỉ được chọn 1 trong 2 tùy chọn sau:
- Nút “Đẩy dữ liệu mới lên” (Luồng An Toàn) được sử dụng để cập nhật chứng từ phát sinh. Tính năng này hoạt động tự động, so sánh dữ liệu và chỉ đẩy các hóa đơn “chưa lên sổ”, bỏ qua hóa đơn đã tồn tại để chống trùng lặp.
- Nút “Đẩy và ghi đè dữ liệu” (Luồng Làm Mới) dùng khi cần thay thế, cập nhật thông tin sai. Phần mềm sẽ xóa/thay thế dữ liệu cũ bằng dữ liệu mới. Người dùng bắt buộc phải xác nhận điều kiện qua 2 checkbox (Xử lý hóa đơn thay thế/điều chỉnh & Kiểm tra lại chiết khấu thương mại) trước khi phần mềm thực thi.
- Khi dữ liệu được đồng bộ về, thuật toán của phần mềm sẽ tự động nhận diện các hóa đơn có liên quan với nhau. Phần mềm sẽ gom cặp hóa đơn cũ và hóa đơn mới vào cùng một nhóm.
- Tại màn hình quản lý, phần mềm sẽ liệt kê chi tiết từng mặt hàng để anh/chị dễ dàng kiểm tra và đối chiếu trực quan.
3. Các tùy chọn xử lý (Ghi sổ) #
Trong từng nhóm hóa đơn sẽ có mục “Chọn hoá đơn” để anh/chị ra quyết định. Thay vì phải thao tác thủ công lắt nhắt cho từng nhóm riêng lẻ, phần mềm thiết kế sẵn nút “Chọn nhóm hàng loạt” rất tiện dụng.
Tại đây, phần mềm cung cấp 3 trường hợp xử lý để anh/chị linh hoạt áp dụng theo nghiệp vụ của doanh nghiệp:
- “Chỉ lấy hóa đơn mới”: Dành cho trường hợp anh/chị muốn ghi nhận luôn số liệu cuối cùng (đã đúng) vào sổ sách và bỏ qua hóa đơn cũ bị sai.
- “Chỉ lấy hóa đơn cũ”: Dành cho các trường hợp đặc thù, khi anh/chị muốn giữ lại dữ liệu của hóa đơn gốc để tự xử lý thủ công.
- “Lấy cả mới lẫn cũ”: Giúp anh/chị ghi nhận toàn bộ lịch sử biến động của chứng từ vào phần mềm để tiện cho việc rà soát sau này.
Sau khi chọn xong phương án phù hợp, anh/chị chỉ cần nhấn nút “Lưu”. Phần mềm sẽ tự động áp dụng quy tắc này để đưa dữ liệu chuẩn xác nhất vào phần mềm một cách an toàn và nhanh chóng.
Lưu ý: Khi hóa đơn được đẩy lên sổ HKD thì sẽ bỏ qua các hóa đơn đã bị thay thế và hóa đơn đã bị hủy