1. Mục đích của tài liệu #
Màn hình Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh (S2c) là nơi kiểm soát chặt chẽ toàn bộ dòng tiền đầu vào của Hộ kinh doanh, bao gồm các khoản mua hàng hóa, nguyên vật liệu và các chi phí vận hành khác.
2. Nhập liệu và Xử lý hàng loạt #
Nằm ở dải nút chức năng màu xanh phía trên, phần mềm hỗ trợ các công cụ mạnh mẽ:
- Thêm nhiều chi phí: Cho phép nhập thủ công từng dòng chứng từ, hoặc tải file mẫu Excel (Tải mẫu Excel), điền dữ liệu rồi upload ngược lại lên phần mềm và nhấn Thêm tất cả.
- Chỉnh sửa hàng loạt: Tick chọn các dòng chi phí ở bảng danh sách, bấm Chỉnh sửa hàng loạt, điều chỉnh thông tin tại bảng hiển thị và nhấn Cập nhật tất cả.
- Thanh toán hóa đơn: Tick chọn các hóa đơn đầu vào cần thanh toán và bấm Chi tiền mặt hoặc Chi tiền ngân hàng.
3. Kiểm tra chéo Dòng tiền #
Sau khi thao tác thanh toán, phần mềm hỗ trợ 2 cách rà soát cực kỳ tiện lợi:
- Cách 1 (Xem trực tiếp): Click thẳng vào mã màu xanh tại cột Mã phiếu chi ngay trên lưới dữ liệu Sổ chi phí để xem chứng từ thanh toán gốc.
- Cách 2 (Đối chiếu sổ quỹ): Mở menu Sổ chi tiết tiền (S2e-HKD), dữ liệu thanh toán đã được tự động liên kết và ghi nhận chính xác sang sổ quỹ.
4. Phân loại Danh mục và Chống sai sót #
- Phân loại linh hoạt: Lưới dữ liệu chia sẵn các cột danh mục theo chuẩn biểu mẫu S2c của cơ quan Thuế. Anh/chị có thể chuyển đổi số tiền của hóa đơn qua lại giữa các cột (ví dụ từ ‘Nguyên liệu, hàng hóa’ sang ‘Chi phí dịch vụ’) để đảm bảo đúng bản chất.
- Tính năng khóa thông minh: Phần mềm khóa và không cho phép nhập tay vào 2 cột Tiền lương và Khấu hao tài sản (lương lấy từ bảng lương, khấu hao phân bổ từ Sổ tài sản) để tránh hạch toán nhầm.
- Thao tác chi tiết: Sử dụng biểu tượng Cây bút hoặc Thùng rác ở cột cuối cùng để sửa hoặc xóa chứng từ sai sót.
5. Tra cứu và lọc Dữ liệu thông minh #
Phần mềm cung cấp cụm công cụ phía trên bảng dữ liệu để tra cứu và tối ưu không gian làm việc:
- Bộ lọc Ngày chứng từ: Chọn mốc thời gian (Từ ngày – Đến ngày) ngay cạnh thanh tìm kiếm để khoanh vùng và chắt lọc chính xác các giao dịch phát sinh trong một kỳ nhất định.
- Bộ lọc tổng quát: Gõ từ khóa (Số chứng từ, diễn giải, …) vào ô tìm kiếm ở góc phải để tra cứu nhanh toàn bộ sổ.
- Bộ lọc chi tiết từng cột: Bấm vào biểu tượng phễu ngay cạnh tiêu đề mỗi cột để thiết lập điều kiện lọc chuyên sâu.
- Xóa bộ lọc: Bấm nút ở góc trên bên trái để hủy toàn bộ điều kiện tìm kiếm và khôi phục bảng dữ liệu về ban đầu.
- Tùy chỉnh “Cột hiển thị” (Góc ngoài cùng bên phải):
- Ẩn/Hiện cột: Bỏ tick các cột không cần thiết để giao diện gọn gàng hơn.
- Cố định (Pin) cột: Bấm biểu tượng chiếc ghim để khóa vị trí cột không bị trôi khi cuộn ngang.
- Lưu ý: Cột đã ghim sẽ không thể kéo chuột để thay đổi kích thước.
6. Kết xuất Báo cáo #
- Xuất Excel: Tải toàn bộ bảng kê chi phí ra file phục vụ lưu trữ hoặc đối soát nội bộ.
- Xuất sổ S2c: Tự động tổng hợp và kết xuất dữ liệu ra file chuẩn theo đúng biểu mẫu quy định của cơ quan Thuế chỉ với một cú click chuột.
