1. Mục đích #
Trong quá trình đồng bộ hóa đơn từ nhiều nhà cung cấp, cùng một mặt hàng nhưng thường bị ghi dưới nhiều tên gọi khác nhau (Ví dụ: nhà cung cấp A ghi ‘Giấy A4 Double A’, nhà cung cấp B ghi ‘Giấy in A4’). Việc này khiến hệ thống tạo ra nhiều mã hàng trùng lặp, gây rác dữ liệu và khó quản lý tồn kho. Tính năng “Gộp hàng hóa / dịch vụ” giúp anh/chị dọn dẹp và gom tất cả các mã trùng lặp đó lại thành một mã chuẩn duy nhất.
2. Thao tác Gộp dữ liệu #
Để tiến hành gộp các mã hàng trùng lặp, anh/chị thực hiện theo các bước sau:
- Truy cập vào menu Sổ kho, sau đó chuyển sang tab Hàng hóa / dịch vụ.
2. Tại bảng dữ liệu, tìm và tick chọn vào các ô vuông ở đầu dòng của những mặt hàng đang bị trùng lặp cần gộp.
3. Nhìn lên thanh công cụ phía trên và bấm vào nút Gộp hàng hóa / dịch vụ.
4. Tại pop-up vừa hiện ra, anh/chị chọn “Sản phẩm đích” (Đây là mã hàng có tên chuẩn nhất mà anh/chị muốn giữ lại làm gốc).
5. Bấm Xác nhận gộp để hệ thống thực thi.
Cơ chế tự động thông minh: Sau khi gộp, nếu có hóa đơn mới mang tên hàng hóa cũ được tải về, hệ thống sẽ tự động nhận diện và gom luôn số liệu vào mã sản phẩm đích này.
3. Kiểm tra số liệu sau khi gộp #
Để biết mã hàng đích đã từng gộp những mã phụ nào và ảnh hưởng đến sổ sách ra sao, anh/chị có 2 cách kiểm tra nhanh:
- Xem chi tiết thành phần gộp: Bấm vào biểu tượng Xem chi tiết (hình con mắt) hoặc Chỉnh sửa (hình cây bút) của mặt hàng đích. Kéo xuống dưới cùng form thông tin, tại phần “Nhóm hàng hóa”, hệ thống sẽ liệt kê chi tiết các tên sản phẩm đã được gộp vào mã này.
4. Hướng dẫn hoàn tác (Bỏ gộp) #
Trong trường hợp lỡ tay gộp nhầm, phần mềm cho phép anh/chị hoàn tác lại thao tác bất cứ lúc nào một cách rất đơn giản:
- Mở form Chỉnh sửa của mã hàng đích, kéo xuống danh sách hàng hóa đã gộp ở cuối cùng.
2. Tại dòng của mặt hàng muốn tách ra, anh/chị bấm vào nút Bỏ gộp (biểu tượng màu đỏ).
Ngay lập tức, mặt hàng đó sẽ được tách trở lại thành một mã độc lập. Đồng thời, lịch sử giao dịch trong Sổ nhập xuất cũng sẽ tự động quay trở lại trạng thái y như ban đầu cho mặt hàng vừa tách.