1. Mục đích #
Tính năng “Quy đổi hàng hóa tự động” ra đời nhằm giải quyết bài toán thực tế của doanh nghiệp: Nhập hàng theo đơn vị lớn nhưng quản lý và xuất bán theo đơn vị nhỏ một cách hoàn toàn tự động.
(Ví dụ: Khi mua vào là 1 thùng mì, nhưng lúc bán ra lại bán lẻ từng gói mì).
2. Thiết lập công thức quy đổi tự động #
Để hệ thống hiểu được quy tắc chuyển đổi, anh/chị cần thiết lập công thức ban đầu theo các bước sau:
1. Bấm vào nút “Thêm quy đổi hàng hóa tự động”.
2. Trên màn hình thiết lập, anh/chị chỉ định rõ 3 thông tin cốt lõi: Hàng hóa nguồn (VD: Thùng mì tôm), Hàng hóa đích (VD: Gói mì tôm) và nhập Tỷ lệ quy đổi tương ứng.
3. Bấm Thêm để lưu công thức.
3. Cơ chế hoạt động thực tế sau khi tạo công thức #
Sau khi thiết lập thành công, anh/chị không cần thực hiện thêm bất kỳ bước trung gian nào khi nhập hàng.
- Thao tác: Khi tạo Phiếu nhập kho cho Hàng hóa nguồn tại tab Sổ nhập xuất -> chọn Thêm nhiều phiếu -> bấm Lưu.
- Kết quả: Ngay lập tức, hệ thống sẽ tự động tính toán và cộng thẳng số lượng tồn kho sang cho Hàng hóa đích.
4. Quản lý trạng thái và truy vết dữ liệu #
Công thức sau khi tạo sẽ hiển thị tại bảng dữ liệu bên dưới, hệ thống hỗ trợ quản lý rất linh hoạt và minh bạch:
- Bật/Tắt công thức: Sử dụng công tắc màu xanh để Tạm ngưng/Bật lại trạng thái quy đổi của một công thức bất cứ lúc nào.
- Thao tác cơ bản: Sử dụng các nút thao tác bên cạnh để Chỉnh sửa hoặc Xóa công thức nếu cần.
- Truy vết chứng từ: Khi kiểm tra tại Sổ nhập xuất, cả Hàng hóa nguồn và Hàng hóa đích đều được hệ thống ghi nhận rõ một mã liên kết chung (VD: ‘Quy đổi tự động #1’). Sự liên kết chặt chẽ này giúp kế toán dễ dàng đối soát, biết chính xác lô hàng nào được sinh ra từ nguồn gốc nào, chứng minh đây là xuất quy đổi chứ không phải xuất bán thông thường.
5. Xử lý hàng tồn kho cũ (Trước khi tạo quy đổi hàng hóa tự động) #
Đối với các mặt hàng đã được nhập kho từ trước khi cài đặt tính năng tự động, anh/chị cần chủ động quy đổi thủ công theo các bước sau:
- Vào tab Tổng hợp nhập xuất tồn hoặc Hàng hóa dịch vụ.
- Chọn dòng hàng hóa cần chuyển đổi, bấm vào nút “Đổi đơn vị tính”.
- Trong form hiển thị, chọn “Đổi sang sản phẩm khác có sẵn”, sau đó chọn Tên hàng hóa đích, điền Số lượng quy đổi cũ và Số lượng quy đổi mới.
- Hệ thống sẽ tự động tính toán lại đơn giá và tổng tiền. Anh/chị kéo xuống dưới cùng và bấm Xác nhận.
- Phần mềm sẽ tự động sinh ra các phiếu nhập/xuất tương ứng để điều chỉnh lại đúng số liệu tồn kho hiện tại.
6. Tra cứu và lọc dữ liệu #
- Bộ lọc tổng quát: Gõ từ khóa (Tên hàng hóa nguồn/đích, …) vào ô tìm kiếm ở góc phải để tra cứu nhanh toàn bộ sổ.
- Bộ lọc chi tiết từng cột: Bấm vào biểu tượng phễu ngay cạnh tiêu đề mỗi cột để thiết lập điều kiện lọc chuyên sâu.
- Xóa bộ lọc: Bấm nút ở góc trên bên trái để hủy toàn bộ điều kiện tìm kiếm và khôi phục bảng dữ liệu về ban đầu.
- Tùy chỉnh “Cột hiển thị” (Góc ngoài cùng bên phải):
- Ẩn/Hiện cột: Bỏ tick các cột không cần thiết để giao diện gọn gàng hơn.
- Cố định (Pin) cột: Bấm biểu tượng chiếc ghim để khóa vị trí cột không bị trôi khi cuộn ngang.
- Lưu ý: Cột đã ghim sẽ không thể kéo chuột để thay đổi kích thước.
- Cột Thao tác (Nằm ở cuối mỗi dòng dữ liệu):
- Biểu tượng Cây bút (Chỉnh sửa): Bấm vào đây khi anh/chị cần cập nhật hoặc thay đổi thông tin của công thức (ví dụ: sửa lại tỷ lệ quy đổi, thay đổi mặt hàng nguồn/đích) cho phù hợp với quy cách đóng gói mới của nhà cung cấp.
- Biểu tượng Thùng rác (Xóa): Dùng để loại bỏ hoàn toàn công thức quy đổi ra khỏi hệ thống nếu doanh nghiệp không còn kinh doanh mặt hàng đó hoặc không còn áp dụng quy tắc chuyển đổi này nữa.
