1. Truy cập chức năng #
Để bắt đầu quản lý và bảo vệ an toàn dữ liệu, từ màn hình chính, anh/chị di chuyển đến phần “Cài đặt” và chọn tab “Dữ liệu hệ thống” ở cột menu bên trái.
2. Thao tác Xuất / Nhập dữ liệu (Backup & Restore) #
Đây là luồng nghiệp vụ cực kỳ quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến an toàn dữ liệu của người dùng khi sử dụng phần mềm.
- Xuất dữ liệu (Backup):
- Mục đích: Để sao lưu dữ liệu phòng hờ rủi ro.
- Thao tác: Anh/chị click vào nút Xuất dữ liệu -> Chọn nơi lưu tệp -> Nhấn nút Xuất dữ liệu.
- Kết quả: Phần mềm sẽ tự động tiến hành nén và tải xuống một file định dạng .zip về máy tính của anh/chị.
- Nhập dữ liệu (Restore):
- Mục đích: Sử dụng khi máy tính gặp sự cố hoặc cần khôi phục lại sổ sách cũ.
- Thao tác: Anh/chị bấm vào nút Nhập dữ liệu -> Chọn tải lên file backup .zip đã lưu trước đó -> Nhấn nút Nhập dữ liệu.
- ⚠️ Cảnh báo quan trọng: Ở thao tác Nhập dữ liệu, phần mềm sẽ tiến hành ghi đè và phục hồi dữ liệu khớp chính xác với thời điểm backup. Toàn bộ thông tin anh/chị đã nhập SAU thời điểm tạo file .zip sẽ bị mất hoàn toàn. Hãy cân nhắc thật kỹ trước khi thực hiện!
3. Cài đặt vị trí Lưu dữ liệu #
Di chuyển xuống phía dưới màn hình, khu vực Vị trí lưu dữ liệu là nơi để cài đặt thư mục lưu trữ các file hóa đơn, chứng từ khi đồng bộ từ trang Hóa đơn điện tử, dịch vụ công và Thuế điện tử về máy tính.
- Cài đặt vị trí lưu: Để thiết lập, anh/chị click vào nút Cài đặt vị trí lưu ở bên phải và chọn một thư mục cố định trên máy tính. Đường dẫn vừa chọn sẽ hiển thị ngay tại ô Nơi lưu tệp.
- ⚠️ Khuyến cáo đặc biệt: Anh/chị nên giữ nguyên vị trí lưu mặc định để có thể click xem hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm. Nếu đổi sang thư mục khác, phần mềm sẽ mất liên kết và không mở được file hóa đơn nữa.
- Di chuyển dữ liệu: Tính năng này dùng để chuyển dữ liệu từ thư mục gốc của phần mềm vào thư mục mới mà khách hàng đang cài đặt.
- Lưu ý quan trọng khi đặt tên: Khi tạo và đặt tên cho các thư mục lưu trữ, anh/chị tuyệt đối không sử dụng tiếng Việt có dấu và các ký tự đặc biệt trong đường dẫn để tránh các lỗi không thể ghi hoặc đọc file từ phần mềm.
Lưu ý chung: Việc thường xuyên “Xuất dữ liệu” để dự phòng sẽ giúp anh/chị hoàn toàn an tâm trong quá trình sử dụng phần mềm