1. Mục đích của tài liệu #
Tài liệu này hướng dẫn người dùng cách quản lý và kiểm tra trạng thái hoạt động của Nhà cung cấp (NCC) trên phần mềm kế toán FDI. Việc này nhằm mục đích lấy dữ liệu hóa đơn, trích xuất danh sách NCC và đặc biệt là đối chiếu tình trạng hoạt động (Mã số thuế) của đối tác trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế để chủ động phòng tránh rủi ro nhận hóa đơn bất hợp pháp.
Lưu ý: Để sử dụng tính năng này, tài khoản của bạn phải được phân quyền truy cập menu HÓA ĐƠN VÀ TỜ KHAI (HĐ & TK).
2. Đồng bộ và tổng hợp danh sách NCC #
Để có cơ sở dữ liệu về các đối tác đã giao dịch, bước đầu tiên là cập nhật dữ liệu hóa đơn.
- Tiến hành “Đồng bộ dữ liệu hóa đơn điện tử” trực tiếp từ cơ quan Thuế về phần mềm.
- Sau khi đồng bộ thành công, phần mềm sẽ tự động tổng hợp tất cả các công ty/nhà cung cấp có phát sinh giao dịch và hiển thị danh sách chi tiết dưới bảng dữ liệu.
3. Chức năng Đồng bộ thông tin nhà cung cấp (Rủi ro Thuế) #
Bước quan trọng nhất là rà soát xem các công ty trong danh sách có đang hoạt động hợp pháp hay không. Phần mềm cung cấp hai tùy chọn để tối ưu thời gian xử lý:
| Tùy Chọn Kiểm Tra | Mục Đích & Cơ Chế Hoạt Động |
|---|---|
| Đồng bộ những MST chưa có thông tin | Lựa chọn này giúp phần mềm chỉ quét và cập nhật trạng thái cho những nhà cung cấp mới xuất hiện. Giúp tiết kiệm tối đa thời gian chờ đợi. |
| Đồng bộ lại toàn bộ | Dùng khi cần rà soát lại toàn bộ dữ liệu định kỳ (cuối tháng/cuối quý) để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công ty cũ nào vừa bị đóng mã số thuế. |
4. Chức năng Đồng bộ nhà cung cấp theo khoảng thời gian (Rà Soát Rủi Ro Sâu Theo Kỳ Kế Toán) #
Phần mềm hỗ trợ kiểm tra chi tiết vào từng mốc thời gian cụ thể của kỳ kế toán.
- Lọc theo kỳ: Chọn Từ ngày – Đến ngày. Hệ thống sẽ quét ra chính xác các nhà cung cấp có phát sinh giao dịch trong khoảng thời gian này.
- Nút “Đồng bộ thông tin mới nhất“: Dùng để cập nhật trạng thái mới nhất của NCC. Hệ thống sẽ chỉ tập trung gọi dữ liệu từ Tổng cục Thuế cho đúng danh sách vừa lọc, không quét lại hàng ngàn nhà cung cấp cũ không liên quan, giúp xử lý dữ liệu cực kỳ nhanh chóng.
- Nút “Áp dụng vào hóa đơn“: Gắn cảnh báo vào hóa đơn sau khi chốt được trạng thái hoạt động của NCC. Thao tác này đóng vai trò như một cầu nối, ra lệnh cho hệ thống lấy các cảnh báo rủi ro (nếu có) và tự động “gắn” vào chính những tờ hóa đơn mà NCC đó đã xuất cho doanh nghiệp trong kỳ.
- Nút “Đồng bộ và áp dụng vào hóa đơn“: Kết hợp giữa 2 nút thực hiện trên
5. Tra cứu kết quả và xuất báo cáo #
Để kiểm chứng kết quả của các thao tác vừa thực hiện, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
- Kiểm tra trên phần mềm: Chuyển sang tab Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào. Kéo thanh cuộn sang phải đến cột Trạng thái hóa đơn và Ghi chú. Đây chính là nơi hệ thống tự động gán các cảnh báo rủi ro (ví dụ: NCC ngừng hoạt động, bỏ địa chỉ…) để kế toán dễ dàng theo dõi và xử lý.
- Xuất file trang thái nhà cung cấp: Sau khi rà soát xong, có thể xuất toàn bộ kết quả cảnh báo này ra file Excel dùng làm tài liệu lưu trữ nội bộ.
- Tra cứu theo danh sách: Dùng để tra cứu các MST hàng loạt cho Cá nhân hoặc Doanh nghiệp.