1. Mục đích của tài liệu #
Tài liệu hướng dẫn chi tiết quy trình thao tác trên tính năng Hóa đơn điện tử trong phân hệ HĐ & TK của phần mềm FDI. Giúp người dùng nắm bắt cách đồng bộ, tra cứu, tải dữ liệu, và kiểm tra rủi ro hóa đơn một cách nhanh chóng và chính xác.
2. Đồng bộ dữ liệu Hóa đơn điện tử #
Bước đầu tiên để có dữ liệu là thực hiện kéo hóa đơn về hệ thống.
- Mở tính năng: Click vào nút “Đồng bộ dữ liệu hóa đơn điện tử“.
- Tùy chọn thiết lập bộ lọc hóa đơn đồng bộ:
- Chọn luồng hóa đơn (Mua vào / Bán ra): Hệ thống cho phép linh hoạt chọn Đồng bộ tất cả, Chỉ đồng bộ hóa đơn bán ra, Chỉ đồng bộ hoá đơn mua vào.
- Chọn loại hóa đơn (Máy tính tiền): Bạn có thể bóc tách chuyên sâu bằng cách chọn Đồng bộ tất cả, Đồng bộ tất cả trừ hoá đơn máy tính tiền, Chỉ đồng bộ hoá đơn máy tính tiền.
- Khoảng thời gian: Nhập chính xác khoảng thời gian Từ ngày – Đến ngày mà bạn muốn tải dữ liệu.
- Thực thi lệnh đồng bộ: Ở góc dưới màn hình, anh/chị chọn 1 trong 2 hình thức:
- Nút “Đồng bộ hóa đơn còn thiếu“: Hệ thống sẽ quét và chỉ tải về những hóa đơn mới phát sinh (chưa có trên phần mềm), giúp tiết kiệm thời gian và ngăn chặn tuyệt đối tình trạng trùng lặp dữ liệu.
- Nút “Đồng bộ“: Kéo toàn bộ dữ liệu từ hệ thống của Tổng cục Thuế về phần mềm dựa trên các bộ lọc đã cài đặt ở Bước 1.
- Nút “Xóa dữ liệu đã đồng bộ“: Hỗ trợ dọn dẹp, xóa nhanh tập dữ liệu đã tải về trước đó nếu bạn muốn làm mới lại từ đầu.
Mẹo: Hệ thống có lưu lại “Lịch sử đồng bộ hóa đơn” ngay bên trên các nút này, giúp anh/chị dễ dàng theo dõi trạng thái các lần kéo dữ liệu trước đó.
3. Xem và xử lý nhanh hóa đơn #
Sau khi đồng bộ thành công, toàn bộ dữ liệu sẽ hiển thị trực quan ở bảng bên dưới.
- Chế độ xem: Có thể xem theo dạng Tổng quát hoặc click sang tab Chi tiết hóa đơn để kiểm tra kỹ hơn.
- Công cụ xử lý nhanh: Trực tiếp trên lưới dữ liệu, anh/chị có thể bấm thẳng vào link để tra cứu hóa đơn gốc, xem trước hóa đơn, tải trực tiếp file hóa đơn (HTML, XML, PDF), … về máy chỉ với một click chuột.
4. Tra cứu và tìm kiếm #
Để tìm nhanh một chứng từ cụ thể giữa hàng ngàn hóa đơn, hãy sử dụng Bộ lọc:
- Nhập keyword vào thanh tìm kiếm: Mã số thuế, Số hóa đơn, …
- Kết hợp lọc theo khoảng ngày và trạng thái hóa đơn.
- Bấm “Tìm kiếm” để hệ thống trả về kết quả chính xác ngay lập tức.
5. Xuất file Excel tổng hợp và Tải nhanh dữ liệu #
Phục vụ cho lưu trữ nội bộ hoặc làm báo cáo, phần mềm cung cấp các tính năng trích xuất chuyên sâu:
| Chức Năng | Chi Tiết Thao Tác & Tiện Ích |
|---|---|
| Xuất file excel tổng hợp và hóa đơn | Xuất bảng kê Excel, đồng thời cho phép tick chọn để tải kèm toàn bộ các file hóa đơn gốc với đầy đủ các định dạng chuẩn như HTML, XML và PDF. Chỉ cần chọn thư mục lưu và bấm “Xuất file“. |
| Tải nhanh dữ liệu hóa đơn | Phù hợp cho quy trình xuất dữ liệu có tính hệ thống. Cung cấp giao diện dắt người dùng qua 4 bước: 1. Chọn thư mục lưu 2. Chọn loại hóa đơn 3. File thống kê 4. Chọn khoảng ngày Cứ thiết lập xong bấm Tiếp theo là hoàn thành nhẹ nhàng. |
6. Kiểm tra rủi ro Nhà cung cấp (Hóa đơn mua vào) #
Đây là tính năng bảo vệ cực kỳ hữu ích cho doanh nghiệp khi quản lý hóa đơn đầu vào.
Luồng thao tác chi tiết:
- Bước 1: Mở tính năng:
- Tại tab Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào, click vào nút màu xanh “Kiểm tra nhà cung cấp rủi ro” ở góc phải màn hình. Một cửa sổ chức năng sẽ hiện ra.
- Bước 2: Cấu hình và Thực thi kiểm tra:
- Trong cửa sổ này, bạn chọn khoảng thời gian (Từ ngày – Đến ngày) để giới hạn phạm vi hóa đơn cần kiểm tra.
- Bấm nút “Kiểm tra” để hệ thống quét dữ liệu hiện tại hoặc chọn “Đồng bộ và kiểm tra thông tin nhà cung cấp mới nhất” nếu muốn hệ thống cập nhật lại data của đối tác trước khi quét.
- Bước 3: Xem báo cáo thống kê:
- Ngay tại mục “1. Thông tin nhà cung cấp“, hệ thống sẽ trả về số liệu tổng quan nhanh chóng:
- Đã tìm thấy tổng cộng bao nhiêu nhà cung cấp từ hóa đơn.
- Số lượng nhà cung cấp đang hoạt động.
- Số lượng nhà cung cấp rủi ro (ví dụ: bỏ địa chỉ kinh doanh, ngừng hoạt động).
- Ngay tại mục “1. Thông tin nhà cung cấp“, hệ thống sẽ trả về số liệu tổng quan nhanh chóng:
- Bước 4: Tra cứu kết quả chi tiết:
- Để biết chính xác hóa đơn nào thuộc về nhà cung cấp rủi ro, bạn đóng cửa sổ lại và xem trực tiếp trên lưới dữ liệu. Kết quả cảnh báo sẽ được hệ thống hiển thị rõ ràng tại cột Ghi chú ở cả hai bảng: Tổng quát hóa đơn mua vào và Chi tiết hóa đơn mua vào.