1. Mục đích của tài liệu #
Màn hình Sổ doanh thu (S2b) là nơi tập trung theo dõi và quản lý toàn bộ các khoản doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ của Hộ kinh doanh một cách chi tiết và chuẩn xác nhất.
2. Xử lý Nghiệp vụ hàng loạt và thu tiền #
Di chuyển xuống phía dưới, phần mềm cung cấp một dải các nút chức năng màu xanh hỗ trợ xử lý số liệu nhanh chóng:
- Thêm nhiều doanh thu: Hỗ trợ kế toán nhập liệu thủ công hàng loạt các chứng từ mới vào sổ một cách nhanh gọn.
- Chỉnh sửa hàng loạt: Giúp cập nhật thông tin cho nhiều dòng doanh thu cùng một lúc, tiết kiệm tối đa thời gian thay vì phải click sửa từng dòng.
- Thu tiền mặt / Thu tiền ngân hàng: Đây là công cụ luân chuyển dòng tiền thông minh. Anh/chị chỉ cần tick chọn các hóa đơn chưa thu tiền ở lưới bên dưới và bấm nút thu tiền. Phần mềm sẽ tự động hạch toán và sinh ra các Phiếu thu tương ứng mà không cần gõ lại số liệu.
3. Kiểm tra chéo Dòng tiền #
Sau khi thực hiện thao tác thu tiền, phần mềm hỗ trợ anh/chị rà soát lại số liệu đảm bảo tính chính xác:
- Xem nhanh tại Sổ doanh thu: Click trực tiếp vào Mã phiếu thu (hiển thị màu xanh) trên dòng chứng từ. Một pop-up sẽ hiện ra để anh/chị rà soát nhanh số tiền đã thu cho riêng hóa đơn đó.
- Đối chiếu sổ quỹ: Khi chuyển sang menu Sổ chi tiết tiền (S2e-HKD), phần mềm đã tự động ghi nhận chính xác số tiền vừa thu vào dòng tương ứng. Cơ chế này giúp đảm bảo sổ sách doanh thu và sổ quỹ luôn khớp nhau tuyệt đối.
4. Phân loại ngành nghề và tính thuế #
Một tính năng quan trọng nằm ở cột phía bên phải của lưới dữ liệu: Doanh thu bán hàng, dịch vụ chia theo danh mục ngành nghề.
- Tại đây, anh/chị có thể linh hoạt thay đổi loại hình tính thuế (như Phân phối hàng hóa 1%, Dịch vụ 5%,…) cho từng mặt hàng.
- Cơ chế đồng bộ thông minh: Khi anh/chị thay đổi danh mục cho 1 hàng hóa/dịch vụ bất kỳ ở hóa đơn này, phần mềm sẽ tự động đổi theo cho mặt hàng đó trên tất cả các hóa đơn khác.
5. Bộ lọc và Tra cứu dữ liệu #
Phần mềm cung cấp cụm công cụ phía trên bảng dữ liệu để tra cứu và tối ưu không gian làm việc:
- Bộ lọc Ngày chứng từ: Chọn mốc thời gian (Từ ngày – Đến ngày) ngay cạnh thanh tìm kiếm để khoanh vùng và chắt lọc chính xác các giao dịch phát sinh trong một kỳ nhất định.
- Bộ lọc tổng quát: Gõ từ khóa (Số HĐ, số hiệu chứng từ, diễn giải, …) vào ô tìm kiếm ở góc phải để tra cứu nhanh toàn bộ sổ.
- Bộ lọc chi tiết từng cột: Bấm vào biểu tượng phễu ngay cạnh tiêu đề mỗi cột để thiết lập điều kiện lọc chuyên sâu.
- Xóa bộ lọc: Bấm nút ở góc trên bên trái để hủy toàn bộ điều kiện tìm kiếm và khôi phục bảng dữ liệu về ban đầu.
- Tùy chỉnh “Cột hiển thị” (Góc ngoài cùng bên phải):
- Ẩn/Hiện cột: Bỏ tick các cột không cần thiết để giao diện gọn gàng hơn.
- Cố định (Pin) cột: Bấm biểu tượng chiếc ghim để khóa vị trí cột không bị trôi khi cuộn ngang.
- Lưu ý: Cột đã ghim sẽ không thể kéo chuột để thay đổi kích thước.
6. Quản lý Chi tiết và kết xuất báo cáo #
- Thao tác chi tiết: Tại cột Thao tác ở cuối mỗi dòng chứng từ, anh/chị có thể bấm vào biểu tượng Cây bút để xem lại/chỉnh sửa thông tin, hoặc bấm vào Thùng rác để xóa nếu phát hiện sai sót (áp dụng cho các chứng từ hợp lệ được phép xóa).
- Xuất báo cáo: Chức năng Xuất excel giúp tải toàn bộ dữ liệu ra file để lưu trữ nội bộ. Đặc biệt, nút Xuất sổ S2b sẽ tự động kết xuất dữ liệu chuẩn theo đúng biểu mẫu Sổ S2b quy định của cơ quan Thuế chỉ với một click chuột.
