1. Mục đích của chức năng Đóng sổ #
Để đảm bảo tính an toàn và toàn vẹn của báo cáo tài chính sau mỗi kỳ kế toán, phần mềm FDI cung cấp một chức năng quản trị cực kỳ quan trọng: Đóng sổ. Chức năng này giúp cố định dữ liệu, ngăn chặn việc xô lệch số liệu ngoài ý muốn, đảm bảo mọi báo cáo đều được lưu trữ an toàn và nhất quán trên toàn bộ các phân hệ.
2. Truy cập và quản lý trạng thái sổ #
Anh/chị có thể truy cập tính năng này một cách dễ dàng ngay tại màn hình Dashboard bằng cách click vào nút Đóng sổ màu xanh nằm ở góc trên cùng bên phải.
Khi click vào, một cửa sổ quản lý sẽ hiện ra. Màn hình này liệt kê rất trực quan trạng thái của từng tháng trong năm:
- Tháng nào Đang mở (Có thể thao tác dữ liệu).
- Tháng nào Đã đóng (Dữ liệu đã bị khóa).
Phần mềm cũng sẽ tự động ghi nhận lại chính xác thời gian thao tác tại cột Đóng sổ lúc để anh/chị dễ dàng truy vết lịch sử.
3. Hướng dẫn thao tác đóng / mở Sổ #
Tại màn hình quản lý, anh/chị có thể thực hiện các thao tác sau:
- Tạo Đóng sổ cho 1 tháng mới: Anh/chị chọn kỳ kế toán cần khóa, nhập ghi chú (nếu cần), sau đó click nút Đóng sổ.
- Khóa số liệu nhanh: Tại danh sách, để khóa số liệu của một tháng (ví dụ: tháng 6/2026), anh/chị chỉ việc bấm vào nút Đóng sổ màu đỏ ở cột hành động.
- Mở lại sổ: Trong trường hợp bất khả kháng phát sinh sai sót và bắt buộc phải điều chỉnh số liệu của tháng cũ, người dùng phải vào lại màn hình này và bấm nút Mở sổ (màu xanh). Chỉ khi đó, phần mềm mới cho phép can thiệp lại vào dữ liệu của kỳ đó.
4. Cơ chế bảo vệ dữ liệu nghiêm ngặt #
Một khi tháng kế toán đã chuyển sang trạng thái “Đã đóng”, phần mềm sẽ kích hoạt 2 lớp bảo vệ dữ liệu cực kỳ nghiêm ngặt:
4.1. Khóa chứng từ thủ công #
- Toàn bộ các bản ghi (record) và chứng từ phát sinh trong khoảng thời gian đã đóng sổ sẽ bị khóa hoàn toàn.
- Phần mềm tự động vô hiệu hóa chức năng thêm mới cũng như chỉnh sửa dữ liệu đối với kỳ kế toán này.
4.2. Liên kết ngầm với các tiến trình tự động (Ví dụ: Chạy giá xuất kho) #
Trạng thái Đóng sổ còn được liên kết ngầm với các tiến trình chạy tự động của phần mềm, điển hình là tính năng “Chạy giá xuất kho” trong menu Sổ kho.
- Khi anh/chị bấm chạy lại giá xuất kho, thuật toán sẽ tự động quét và chỉ tính toán lại đối với những tháng đang mở (chưa chốt sổ).
- Đối với những tháng mà anh/chị đã đóng sổ rồi, phần mềm sẽ tự hiểu và bỏ qua hoàn toàn, tuyệt đối không đụng chạm vào dữ liệu để bảo vệ số dư tài sản cuối kỳ của tháng đó không bị thay đổi.
