Khai báo số dư đầu kỳ là bước quan trọng giúp xác định chính xác tình hình tài sản, nguồn vốn và công nợ của Hộ kinh doanh tại thời điểm bắt đầu sử dụng phần mềm. Phần mềm chia quá trình này thành 4 hạng mục tương ứng với 4 nút chức năng trên màn hình.
1. Thêm số dư Nhập kho #
Chức năng này giúp khai báo số lượng và tổng giá trị hàng hóa hiện đang có sẵn còn tồn trong kho ở ngày đầu kỳ.
Anh/chị có thể nhập liệu theo 2 cách:
- Cách 1 – Nhập tay trực tiếp (Dành cho ít sản phẩm): Bấm nút “Thêm dòng” -> Chọn sản phẩm nhập kho -> Nhập số lượng và tổng số tiền -> Bấm “Lưu thay đổi”
- Cách 2 – Nhập bằng file Excel (Dành cho nhiều sản phẩm): Bấm “Tải mẫu Excel” về máy -> Điền thông tin (tên sản phẩm, số lượng, tổng tiền) và Lưu file -> Bấm “Tải file templace lên” để phần mềm tự động đọc dữ liệu -> Kiểm tra và bấm “Lưu thay đổi”
Cách kiểm tra dữ liệu: Truy cập mục Sổ kho -> chọn tab Tổng hợp nhập xuất tồn và tìm kiếm sản phẩm. Đối chiếu kết quả tại cột Số lượng nhập và Tổng tiền nhập.
2. Thêm Tiền mặt & Tiền ngân hàng #
Dùng để khai báo ghi nhận số tiền thực tế đang tồn tại quỹ tiền mặt, số dư hiện tại trên các tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp từ kỳ trước chuyển sang.
- Thao tác nhập liệu: Anh/chị có thể sử dụng Cách 1 (Thêm từng dòng) hoặc Cách 2 (Tải file Excel) tương tự như phần nhập kho, sau đó điền số tiền thu hoặc chi tương ứng rồi bấm Lưu tất cả
- Quy tắc bắt buộc: Trên mỗi một dòng dữ liệu, chỉ được phép nhập tiền thu hoặc tiền chi, tuyệt đối không nhập cả hai cùng lúc.
- Lưu ý riêng cho Tiền Ngân Hàng: Bắt buộc phải khai báo thêm thông tin tài khoản ngân hàng áp dụng. Nếu phần mềm chưa có sẵn, hãy bấm nút “Thêm tài khoản ngân hàng” ở phía dưới để tạo mới.
Cách kiểm tra dữ liệu: Truy cập mục Sổ chi tiết tiền. Chọn tab Sổ chi tiền mặt (nếu kiểm tra tiền mặt) hoặc tab Sổ tiền gửi ngân hàng (nếu kiểm tra tiền ngân hàng) để đối chiếu danh sách.
3. Thêm Công nợ #
Khai báo các khoản khách hàng đang nợ (phải thu) hoặc các khoản doanh nghiệp đang nợ nhà cung cấp (phải trả) cho đầu kì hàng tháng
Phần mềm quản lý 2 loại: Công nợ phải thu (khách hàng nợ) và Công nợ phải trả (nợ nhà cung cấp).
- Thao tác nhập liệu: Khi khai báo, anh/chị bắt buộc phải điền đầy đủ 3 trường thông tin: Đối tác, Số tiền và Nội dung. Sau đó bấm “Lưu thay đổi”
- Cách kiểm tra dữ liệu: Truy cập mục Sổ công nợ -> Chọn tab “Công nợ phải thu khách hàng” hoặc “Công nợ phải trả nhà cung cấp” tương ứng với loại dữ liệu vừa nhập để kiểm tra.
⚠️ Nguyên tắc kiểm tra dữ liệu chung (Rất quan trọng) #
Khi truy cập vào bất kỳ sổ nào (Sổ kho, Sổ tiền, Sổ công nợ) để kiểm tra số dư đầu kỳ vừa tạo, anh/chị bắt buộc phải chọn bộ lọc thời gian là ngày cuối cùng của tháng trước đó. (Ví dụ: Nếu tạo số dư đầu kỳ cho tháng 5, hãy chọn ngày tìm kiếm là ngày 30/04).