1. Dữ liệu nhân viên
1.1. Quản lý phòng ban
Mục đích
Chức năng Quản lý phòng ban giúp doanh nghiệp khai báo cơ cấu tổ chức và xây dựng sơ đồ phòng ban trên hệ thống.
Nên hoàn thành việc khai báo phòng ban trước khi nhập danh sách nhân viên để có thể lựa chọn đúng phòng ban trong hồ sơ nhân sự.
Cách thêm phòng ban
Bước 1: Vào Dữ liệu nhân viên → Quản lý phòng ban.
Bước 2: Nhấn + Thêm phòng ban.
Bước 3: Nhập:
- Mã phòng ban.
- Tên phòng ban.
Bước 4: Tại mục Trực thuộc, chọn phòng ban cấp trên nếu có.
Bước 5: Nhấn Lưu.
Xem sơ đồ tổ chức
Hệ thống hỗ trợ hai chế độ:
- Danh sách phòng ban: Xem thông tin chi tiết của từng phòng ban.
- Sơ đồ tổ chức: Xem cơ cấu tổ chức dưới dạng cây.
Chỉnh sửa hoặc xóa phòng ban
Tại cột Thao tác:
- Nhấn biểu tượng Bút chì để chỉnh sửa.
- Nhấn biểu tượng Dấu X để xóa.
Lưu ý: Trước khi xóa phòng ban, cần kiểm tra dữ liệu nhân viên đang được phân bổ vào phòng ban đó.
1.2. Danh sách nhân viên
Mục đích
Danh sách nhân viên là nơi quản lý tập trung hồ sơ của toàn bộ người lao động trong doanh nghiệp.
Các thông tin chính bao gồm:
- Thông tin cá nhân.
- Chức vụ.
- Phòng ban.
- Loại hợp đồng.
- Kiểu lương Gross/Net.
- Ngày vào làm.
- Trạng thái làm việc.
Thêm nhân viên thủ công
Bước 1: Vào Dữ liệu nhân viên → Danh sách nhân viên.
Bước 2: Nhấn + Thêm nhân viên.
Bước 3: Nhập đầy đủ thông tin nhân viên.
Bước 4: Kiểm tra lại dữ liệu.
Bước 5: Nhấn Lưu.
Nhập nhân viên bằng Excel
Với doanh nghiệp có nhiều nhân viên, có thể sử dụng chức năng nhập dữ liệu bằng Excel.
Bước 1: Nhấn Tải file mẫu.
Bước 2: Nhập thông tin nhân viên theo đúng cấu trúc file mẫu.
Bước 3: Kiểm tra các thông tin quan trọng:
- Mã nhân viên.
- Họ tên.
- Phòng ban.
- Loại hợp đồng.
- Ngày vào làm.
- Trạng thái làm việc.
Bước 4: Nhấn Nhập Excel và tải file lên hệ thống.
Khuyến nghị: Nên sử dụng đúng file mẫu do hệ thống cung cấp để hạn chế lỗi định dạng hoặc sai cấu trúc dữ liệu.
Tìm kiếm và lọc nhân viên
Có thể lọc nhân viên theo:
- Trạng thái.
- Phòng ban.
- Chức vụ.
- Loại hợp đồng.
- Kiểu lương.
Thay đổi hợp đồng hàng loạt
Khi cần gia hạn hoặc thay đổi loại hợp đồng cho nhiều nhân viên, sử dụng chức năng Thay đổi hợp đồng Excel.
Quy trình:
Tải file → Cập nhật dữ liệu → Kiểm tra → Nhập lại Excel.
1.3. Người phụ thuộc
Mục đích
Chức năng Người phụ thuộc giúp doanh nghiệp quản lý thông tin người phụ thuộc của nhân viên, phục vụ việc đăng ký và tính giảm trừ gia cảnh khi tính thuế TNCN.
Thêm người phụ thuộc
Bước 1: Vào Dữ liệu nhân viên → Người phụ thuộc.
Bước 2: Nhấn + Thêm người phụ thuộc.
Bước 3: Chọn nhân viên.
Bước 4: Nhập:
- Họ và tên.
- Quan hệ với nhân viên.
- Ngày sinh.
- Số CCCD.
- Mã số thuế người phụ thuộc.
- Thời điểm đăng ký giảm trừ theo tháng/năm.
Bước 5: Nhấn Lưu.
Thông tin người phụ thuộc sẽ được liên kết với nhân viên chính để thuận tiện cho việc tra cứu và quản lý.