FDI HRM là phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hồ sơ nhân sự, phòng ban, hợp đồng, tiền lương, phụ cấp, chấm công và các dữ liệu liên quan. Để hệ thống hoạt động chính xác, doanh nghiệp cần thiết lập dữ liệu theo đúng trình tự từ khai báo nhân viên → cài đặt lương → cấu hình công ty → chấm công → hồ sơ lương → tính bảng lương.
Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết cách sử dụng phần mềm FDI HRM, từ bước khai báo dữ liệu ban đầu đến khi hoàn thành bảng lương.
Mục lục
- Quy trình sử dụng phần mềm FDI HRM tổng quát
- Dữ liệu nhân viên
- 2.1. Quản lý phòng ban
- 2.2. Danh sách nhân viên
- 2.3. Người phụ thuộc
- Cài đặt lương
- 3.1. Danh mục lương & Phụ cấp
- 3.2. Set lương
- Cấu hình công ty
- 4.1. Thiết lập chung
- 4.2. Thiết lập riêng
- Dữ liệu tính lương
- Hồ sơ lương
- Bảng lương
- Lưu ý khi sử dụng FDI HRM
- Câu hỏi thường gặp
1. Quy trình sử dụng phần mềm FDI HRM tổng quát
Để có đầy đủ dữ liệu phục vụ quản lý nhân sự, thiết lập hợp đồng, tính lương và phát hành biểu mẫu, doanh nghiệp nên thực hiện các bước theo trình tự sau:
Bước 1: Khai báo phòng ban
Truy cập:
Dữ liệu nhân viên → Quản lý phòng ban
Tại đây, doanh nghiệp khai báo cơ cấu tổ chức, phòng ban và mối quan hệ giữa các phòng ban.
Bước 2: Khai báo danh sách nhân viên
Truy cập:
Dữ liệu nhân viên → Danh sách nhân viên
Nhập thông tin cccd – bấm kiểm tra MST (Lưu ý: không thay đổi Mã NV, giữ nguyên thông tin PM đã định sẵn), nhập thông tin hồ sơ nhân sự, phòng ban, chức vụ, loại hợp đồng, kiểu lương, ngày vào làm và trạng thái làm việc.
Bước 3: Khai báo người phụ thuộc
Truy cập:
Dữ liệu nhân viên → Người phụ thuộc
Cập nhật thông tin người phụ thuộc của nhân viên để phục vụ quản lý giảm trừ gia cảnh khi tính thuế thu nhập cá nhân.
Bước 4: Khai báo danh mục lương và phụ cấp
Truy cập:
Cài đặt lương → Danh mục lương & Phụ cấp
Kiểm tra và thiết lập các khoản lương, phụ cấp, hỗ trợ, thưởng và khấu trừ doanh nghiệp đang áp dụng.
Bước 5: Thiết lập Set lương
Truy cập:
Cài đặt lương → Set lương
Thiết lập mức lương và các khoản thu nhập cụ thể cho từng nhân viên theo thời gian áp dụng.
(Lưu ý: thời gian bắt đầu làm việc và thời gian trên hợp đồng để khớp nhau)
Bước 6: Cấu hình công ty
Truy cập:
Cấu hình công ty
Thiết lập ngày công, giờ công, ngày phép và hệ số tăng ca.
Bước 7: Nhập dữ liệu chấm công
Truy cập:
Dữ liệu tính lương
Nhập hoặc đồng bộ dữ liệu chấm công của nhân viên.
Bước 8: Thiết lập hồ sơ lương
Truy cập:
Hồ sơ lương
Thực hiện lập hợp đồng, tạo hợp đồng mẫu, quản lý trường dữ liệu và điều khoản hợp đồng.
Bước 9: Tính bảng lương
Sau khi hoàn thành các bước trên, doanh nghiệp chuyển sang:
Bảng lương
Hệ thống sử dụng dữ liệu nhân sự, mức lương, chấm công, tăng ca, phụ cấp, khấu trừ và các chính sách đã thiết lập để tính bảng lương.
Quy trình tổng quát:
Phòng ban → Nhân viên → Người phụ thuộc → Danh mục lương → Set lương → Cấu hình công ty → Chấm công → Hồ sơ lương → Bảng lương
QUY TRÌNH SỬ DỤNG PM FDI (HRM) CHI TIẾT:
2. Dữ liệu nhân viên
2.1. Quản lý phòng ban
Mục đích
Chức năng Quản lý phòng ban giúp doanh nghiệp khai báo cơ cấu tổ chức và xây dựng sơ đồ phòng ban trên hệ thống.
Nên hoàn thành việc khai báo phòng ban trước khi nhập danh sách nhân viên để có thể lựa chọn đúng phòng ban trong hồ sơ nhân sự.
Cách thêm phòng ban
Bước 1: Vào Dữ liệu nhân viên → Quản lý phòng ban.
Bước 2: Nhấn + Thêm phòng ban.
Bước 3: Nhập:
- Mã phòng ban.
- Tên phòng ban.
Bước 4: Tại mục Trực thuộc, chọn phòng ban cấp trên nếu có.
Bước 5: Nhấn Lưu.
Xem sơ đồ tổ chức
Hệ thống hỗ trợ hai chế độ:
- Danh sách phòng ban: Xem thông tin chi tiết của từng phòng ban.
- Sơ đồ tổ chức: Xem cơ cấu tổ chức dưới dạng cây.
Chỉnh sửa hoặc xóa phòng ban
Tại cột Thao tác:
- Nhấn biểu tượng Bút chì để chỉnh sửa.
- Nhấn biểu tượng Dấu X để xóa.
Lưu ý: Trước khi xóa phòng ban, cần kiểm tra dữ liệu nhân viên đang được phân bổ vào phòng ban đó.
2.2. Danh sách nhân viên
Mục đích
Danh sách nhân viên là nơi quản lý tập trung hồ sơ của toàn bộ người lao động trong doanh nghiệp.
Các thông tin chính bao gồm:
- Thông tin cá nhân.
- Chức vụ.
- Phòng ban.
- Loại hợp đồng.
- Kiểu lương Gross/Net.
- Ngày vào làm.
- Trạng thái làm việc.
Thêm nhân viên thủ công
Bước 1: Vào Dữ liệu nhân viên → Danh sách nhân viên.
Bước 2: Nhấn + Thêm nhân viên.
Bước 3: Nhập đầy đủ thông tin nhân viên.
Bước 4: Kiểm tra lại dữ liệu.
Bước 5: Nhấn Lưu.
Nhập nhân viên bằng Excel
Với doanh nghiệp có nhiều nhân viên, có thể sử dụng chức năng nhập dữ liệu bằng Excel.
Bước 1: Nhấn Tải file mẫu.
Bước 2: Nhập thông tin nhân viên theo đúng cấu trúc file mẫu.
Bước 3: Kiểm tra các thông tin quan trọng:
- Mã nhân viên.
- Họ tên.
- Phòng ban.
- Loại hợp đồng.
- Ngày vào làm.
- Trạng thái làm việc.
Bước 4: Nhấn Nhập Excel và tải file lên hệ thống.
Khuyến nghị: Nên sử dụng đúng file mẫu do hệ thống cung cấp để hạn chế lỗi định dạng hoặc sai cấu trúc dữ liệu.
Tìm kiếm và lọc nhân viên
Có thể lọc nhân viên theo:
- Trạng thái.
- Phòng ban.
- Chức vụ.
- Loại hợp đồng.
- Kiểu lương.
Thay đổi hợp đồng hàng loạt
Khi cần gia hạn hoặc thay đổi loại hợp đồng cho nhiều nhân viên, sử dụng chức năng Thay đổi hợp đồng Excel.
Quy trình:
Tải file → Cập nhật dữ liệu → Kiểm tra → Nhập lại Excel.
2.3. Người phụ thuộc
Mục đích
Chức năng Người phụ thuộc giúp doanh nghiệp quản lý thông tin người phụ thuộc của nhân viên, phục vụ việc đăng ký và tính giảm trừ gia cảnh khi tính thuế TNCN.
Thêm người phụ thuộc
Bước 1: Vào Dữ liệu nhân viên → Người phụ thuộc.
Bước 2: Nhấn + Thêm người phụ thuộc.
Bước 3: Chọn nhân viên.
Bước 4: Nhập:
- Họ và tên.
- Quan hệ với nhân viên.
- Ngày sinh.
- Số CCCD.
- Mã số thuế người phụ thuộc.
- Thời điểm đăng ký giảm trừ theo tháng/năm.
Bước 5: Nhấn Lưu.
Thông tin người phụ thuộc sẽ được liên kết với nhân viên chính để thuận tiện cho việc tra cứu và quản lý.
3. Cài đặt lương
Sau khi hoàn thành dữ liệu nhân viên, doanh nghiệp tiến hành thiết lập các thông tin liên quan đến tiền lương.
Menu Cài đặt lương gồm:
- Danh mục lương & Phụ cấp
- Set lương
3.1. Danh mục lương & Phụ cấp
Mục đích
Chức năng này dùng để khai báo và quản lý các khoản thu nhập, phụ cấp, hỗ trợ, thưởng và khấu trừ được sử dụng trong chính sách tiền lương của doanh nghiệp.
Các khoản có thể khai báo
Tùy chính sách của doanh nghiệp, danh mục có thể bao gồm:
- Lương cơ bản.
- Lương thử việc.
- Phụ cấp.
- Lương hỗ trợ.
- Hỗ trợ cơm trưa.
- Lương nghiệm thu.
- Lương phần trăm.
- Lương KPI.
- Lương thưởng.
- Lương chuyên cần.
- Các khoản khấu trừ khác.
Cách kiểm tra danh mục
Bước 1: Vào Cài đặt lương → Danh mục lương & Phụ cấp.
Bước 2: Kiểm tra danh sách hiện có.
Bước 3: Đối chiếu với chính sách tiền lương thực tế.
Bước 4: Bổ sung hoặc chỉnh sửa các khoản cần thiết.
Cấu hình thuế và bảo hiểm
Tại phần Thuế & Bảo hiểm, cần kiểm tra từng khoản để xác định:
- Có chịu thuế TNCN hay không.
- Có trích đóng BHXH hay không.
- Có thuộc khoản miễn thuế hay không.
Lưu ý: Việc thiết lập thuế và bảo hiểm cần căn cứ vào chính sách doanh nghiệp và quy định pháp luật hiện hành.
Chỉnh sửa hoặc xóa danh mục
Tại cột Thao tác:
- Bút chì: Chỉnh sửa.
- Thùng rác: Xóa.
Không nên xóa danh mục đang được sử dụng trong Set lương nếu chưa kiểm tra ảnh hưởng đến dữ liệu liên quan.
3.2. Set lương
Mục đích
Set lương là chức năng thiết lập mức lương, phụ cấp và các khoản thu nhập cụ thể cho từng nhân viên theo từng khoảng thời gian.
Chọn nhân viên
Bước 1: Vào Cài đặt lương → Set lương.
Bước 2: Chọn nhân viên cần thiết lập.
Ví dụ: Nguyễn Anh Tuấn.
Thiết lập thời gian áp dụng
Tại trường Từ ngày – Đến ngày, nhập thời gian áp dụng mức lương.
Ví dụ: 01/07/2026 – 31/08/2026.
Thiết lập mức lương
Nhập giá trị tương ứng cho các khoản đã được khai báo tại Danh mục lương & Phụ cấp.
Ví dụ:
- Lương cơ bản: 10.000.000 đồng.
- Hỗ trợ cơm trưa: 30.000 đồng/ngày.
Các khoản khác có thể bao gồm:
- Lương nghiệm thu.
- Lương phần trăm.
- Lương KPI.
- Lương thưởng.
- Lương chuyên cần.
- Phụ cấp khác.
Kiểm tra trước khi lưu
Cần kiểm tra:
- Mức lương cơ bản.
- Tổng lương.
- Lương tính tăng ca.
- Các khoản thu nhập.
- Các khoản phụ cấp.
- Các khoản khấu trừ.
- Thời gian áp dụng.
Sau khi hoàn tất, nhấn Lưu set lương.
Set lương hàng loạt
Nếu nhiều nhân viên có cùng cơ cấu lương, doanh nghiệp có thể tạo Mẫu lương và sử dụng chức năng:
- Set lương hàng loạt.
- Tạo set lương mới.
Tính năng này giúp tiết kiệm thời gian khi thiết lập lương cho nhiều nhân viên hoặc toàn bộ phòng ban.
4. Cấu hình công ty
Mục đích
Cấu hình công ty là nơi thiết lập các quy định chung làm cơ sở cho việc tính công, phép và tăng ca.
Menu gồm:
- Thiết lập chung
- Thiết lập riêng
4.1. Thiết lập chung
Nhấn nút tạo nhanh trước, PM sẽ tạo theo quy chế làm việc cùa Nhà Nước.
Ngày công và giờ công
Tại nhóm Ngày công & giờ công, thiết lập:
- Phương pháp tính ngày công chuẩn.
- Chính sách làm việc Thứ 7.
- Chính sách làm việc Chủ nhật.
- Số giờ công chuẩn trong ngày.
Ví dụ:
- Tính theo lịch thực tế từng tháng, trừ Chủ nhật.
- Thứ 7: Làm nửa ngày.
- Chủ nhật: Nghỉ cả ngày.
- Giờ công chuẩn: 8 giờ/ngày.
Nghỉ phép có lương
Thiết lập:
- Số ngày phép cơ bản trong năm.
- Số năm thâm niên để được cộng thêm ngày phép.
Hệ số tăng ca
Thiết lập hệ số trả lương khi nhân viên làm thêm giờ.
Ví dụ:
- Ngày thường ban ngày: 150%.
- Ngày thường ban đêm: 200%.
- Chủ nhật: 200%.
Lưu ý: Hệ số tăng ca cần được thiết lập phù hợp với chính sách doanh nghiệp và quy định pháp luật hiện hành.
Tạo phiên bản chính sách
Khi doanh nghiệp thay đổi chính sách theo từng thời kỳ, có thể sử dụng + Tạo phiên bản.
Chức năng này giúp:
- Lưu lịch sử thay đổi.
- Xác định thời điểm áp dụng chính sách mới.
- Bảo đảm các kỳ trước vẫn sử dụng đúng chính sách cũ.
4.2. Thiết lập riêng
Mục đích
Sử dụng khi một nhân viên có chế độ làm việc khác với chính sách chung.
Ví dụ, chính sách chung quy định Thứ 7 làm nửa ngày nhưng một nhân viên được áp dụng:
Thứ 7: Nghỉ cả ngày.
Quản trị viên có thể thiết lập riêng cho nhân viên đó mà không làm thay đổi chính sách chung của công ty.
5. Dữ liệu tính lương
Mục đích
Chức năng Dữ liệu tính lương là nơi nhập hoặc đồng bộ dữ liệu chấm công làm cơ sở cho việc tính lương.
Trước khi tính bảng lương, cần kiểm tra:
- Dữ liệu chấm công.
- Ngày công thực tế.
- Ngày nghỉ.
- Ngày phép.
- Số giờ tăng ca.
- Các dữ liệu liên quan đến kỳ tính lương.
Khuyến nghị: Nên kiểm tra dữ liệu chấm công trước khi thực hiện tính bảng lương để hạn chế sai lệch về ngày công, tăng ca và thu nhập.
6. Hồ sơ lương
Mục đích
Chức năng Hồ sơ lương hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hồ sơ liên quan đến hợp đồng và các biểu mẫu nhân sự.
Doanh nghiệp có thể thực hiện:
- Lập hợp đồng.
- Tạo hợp đồng mẫu.
- Quản lý trường dữ liệu.
- Thiết lập điều khoản.
- Quản lý thông tin phục vụ phát hành hồ sơ.
Việc chuẩn hóa trường dữ liệu và hợp đồng mẫu giúp doanh nghiệp giảm thời gian nhập liệu và hạn chế sai sót khi tạo hồ sơ cho nhiều nhân viên.
7. Bảng lương
Sau khi hoàn thành dữ liệu nhân sự, cài đặt lương, cấu hình công ty và dữ liệu chấm công, doanh nghiệp có thể thực hiện tính Bảng lương.
Bảng lương được tính dựa trên các dữ liệu đã thiết lập trên hệ thống, bao gồm:
- Thông tin nhân viên.
- Mức lương.
- Phụ cấp.
- Ngày công.
- Ngày phép.
- Tăng ca.
- Thưởng.
- Các khoản khấu trừ.
- Chính sách thuế và bảo hiểm.
Quy trình kiểm tra trước khi chốt bảng lương
Nên thực hiện theo trình tự:
Kiểm tra nhân sự → Kiểm tra Set lương → Kiểm tra chấm công → Kiểm tra tăng ca → Kiểm tra phụ cấp/khấu trừ → Tính bảng lương → Kiểm tra kết quả → Chốt bảng lương.
8. Lưu ý khi sử dụng phần mềm FDI HRM
Để hạn chế sai sót trong quá trình quản lý nhân sự và tính lương, doanh nghiệp nên lưu ý:
1. Khai báo phòng ban trước khi nhập nhân viên
Phòng ban là dữ liệu nền được sử dụng trong hồ sơ nhân viên và các báo cáo liên quan.
2. Kiểm tra kỹ thông tin nhân viên
Đặc biệt là mã nhân viên, họ tên, ngày vào làm, phòng ban, loại hợp đồng và trạng thái làm việc.
3. Hoàn thiện danh mục lương trước khi Set lương
Các khoản thu nhập, phụ cấp và khấu trừ cần được khai báo trước để tránh phải chỉnh sửa nhiều lần.
4. Kiểm tra thời gian áp dụng Set lương
Khi nhân viên thay đổi mức lương, cần bảo đảm thời gian áp dụng của các Set lương không bị chồng chéo hoặc sai kỳ.
5. Kiểm tra dữ liệu chấm công trước khi tính lương
Dữ liệu chấm công ảnh hưởng trực tiếp đến ngày công, nghỉ phép, tăng ca và thu nhập của nhân viên.
6. Kiểm tra chính sách trước mỗi kỳ lương
Đặc biệt đối với ngày công, ngày phép, hệ số tăng ca, thuế, bảo hiểm và các khoản phụ cấp.
9. Câu hỏi thường gặp về phần mềm FDI HRM
FDI HRM dùng để làm gì?
FDI HRM hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dữ liệu nhân sự, phòng ban, người phụ thuộc, tiền lương, phụ cấp, chấm công, hợp đồng và bảng lương trên cùng một hệ thống.
Nên khai báo dữ liệu nào đầu tiên trên FDI HRM?
Doanh nghiệp nên bắt đầu bằng việc khai báo phòng ban, sau đó nhập danh sách nhân viên, người phụ thuộc và tiếp tục thiết lập dữ liệu lương.
Có thể nhập danh sách nhân viên bằng Excel không?
Có. Doanh nghiệp có thể sử dụng file Excel mẫu của hệ thống để nhập hoặc cập nhật thông tin nhân viên hàng loạt.
Có thể thiết lập lương cho nhiều nhân viên cùng lúc không?
Có. Nếu nhiều nhân viên có cùng cơ cấu lương, doanh nghiệp có thể sử dụng Mẫu lương và chức năng Set lương hàng loạt.
Có thể thiết lập chính sách làm việc riêng cho từng nhân viên không?
Có. Chức năng Thiết lập riêng cho phép áp dụng quy định ngày công, giờ công hoặc lịch làm việc khác với chính sách chung của công ty.
Khi thay đổi chính sách lương hoặc ngày công thì dữ liệu cũ có bị ảnh hưởng không?
Hệ thống hỗ trợ tạo phiên bản chính sách theo từng thời kỳ, giúp doanh nghiệp quản lý lịch sử thay đổi và áp dụng chính sách phù hợp với từng giai đoạn.
Vì sao cần thiết lập danh mục lương trước khi Set lương?
Danh mục lương và phụ cấp là cơ sở để thiết lập các khoản thu nhập cụ thể cho từng nhân viên. Vì vậy, cần hoàn thiện danh mục trước khi thực hiện Set lương.
Trước khi tính bảng lương cần kiểm tra những gì?
Doanh nghiệp nên kiểm tra hồ sơ nhân viên, Set lương, ngày công, phép, tăng ca, phụ cấp, thưởng, khấu trừ và các thiết lập thuế – bảo hiểm trước khi tính và chốt bảng lương.
Kết luận
Việc thiết lập dữ liệu đúng trình tự là yếu tố quan trọng để FDI HRM hoạt động ổn định và cho kết quả chính xác trong quá trình quản lý nhân sự và tính lương.
Quy trình khuyến nghị:
Phòng ban → Nhân viên → Người phụ thuộc → Danh mục lương & Phụ cấp → Set lương → Cấu hình công ty → Dữ liệu chấm công → Hồ sơ lương → Bảng lương.
Doanh nghiệp nên kiểm tra dữ liệu ở từng bước trước khi chuyển sang bước tiếp theo, đặc biệt là Set lương, chấm công, tăng ca và các khoản thu nhập/khấu trừ.
Bộ SEO đề xuất
SEO Title:
Hướng dẫn sử dụng phần mềm FDI HRM chi tiết từ A-Z
Meta Description:
Hướng dẫn sử dụng phần mềm FDI HRM từ khai báo phòng ban, nhân viên, cài đặt lương, chấm công, hợp đồng đến tính bảng lương chi tiết.
Slug URL đề xuất:
/huong-dan-su-dung-phan-mem-fdi-hrm
Từ khóa chính:
- hướng dẫn sử dụng phần mềm FDI HRM
Từ khóa phụ:
- phần mềm FDI HRM
- hướng dẫn FDI HRM
- hướng dẫn sử dụng FDI HRM
- cách sử dụng FDI HRM
- phần mềm quản lý nhân sự FDI HRM
- phần mềm tính lương FDI HRM
- cài đặt lương FDI HRM
- quản lý nhân viên FDI HRM
- tính bảng lương FDI HRM
- quản lý hợp đồng FDI HRM
Từ khóa dài nên triển khai trong bài:
- cách khai báo nhân viên trên FDI HRM
- cách Set lương trên FDI HRM
- cách nhập nhân viên bằng Excel trên FDI HRM
- cách thiết lập tăng ca trên FDI HRM
- cách tính bảng lương trên FDI HRM
- cách quản lý người phụ thuộc trên FDI HRM
- hướng dẫn cài đặt phần mềm FDI HRM
H1:
Hướng dẫn sử dụng phần mềm FDI HRM – Quy trình quản lý nhân sự và tính lương
H2 chính:
- Quy trình sử dụng phần mềm FDI HRM tổng quát
- Dữ liệu nhân viên
- Cài đặt lương
- Cấu hình công ty
- Dữ liệu tính lương
- Hồ sơ lương
- Bảng lương
- Lưu ý khi sử dụng FDI HRM
- Câu hỏi thường gặp về phần mềm FDI HRM
Ảnh đại diện bài viết – Alt đề xuất:
Hướng dẫn sử dụng phần mềm FDI HRM
Ảnh giao diện – Alt đề xuất:
Giao diện phần mềm FDI HRM quản lý nhân sự
Ảnh Set lương – Alt đề xuất:
Hướng dẫn Set lương trên phần mềm FDI HRM
Ảnh bảng lương – Alt đề xuất:
Bảng lương trên phần mềm FDI HRM
Anchor text nội bộ nên dùng:
- phần mềm quản lý nhân sự
- phần mềm tính lương
- giải pháp quản lý nhân sự
- quản lý chấm công
- quản lý hợp đồng lao động
- hướng dẫn tính lương