I. Mục đích của tài liệu!
Để thực hiện tính lương chính xác cho nhân viên, bộ phận Kế toán – Nhân sự cần hoàn thiện đầy đủ thông tin tại mục Dữ liệu tính lương thuộc phân hệ HRM / Tiền lương. Đây là bước tổng hợp toàn bộ ngày công, giờ tăng ca, chỉ số đánh giá, lương sản phẩm và các khoản bù trừ trước khi phần mềm xuất bảng lương cuối cùng.
II. Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng 8 tính năng cốt lõi trong phần dữ liệu tính lương!
1. Chấm công (Quản lý ngày công thực tế)
Tính năng này dùng để theo dõi, điều chỉnh ngày công thực tế, ngày nghỉ phép, nghỉ lễ hoặc đi công tác của từng nhân sự trong tháng.
- Bước 1: Tại thanh menu chức năng, chọn Chấm công.
- Bước 2: Giao diện hiển thị bảng danh sách nhân viên kèm lịch trình các ngày trong tháng (từ ngày 01 đến ngày cuối tháng).
- Bước 3: Để điều chỉnh công cho một nhân viên vào ngày cụ thể, nhấp chuột vào ô ngày đó. Cửa sổ tác vụ nhanh sẽ hiện ra với các tùy chọn:
- 1 Làm việc: Tính 1 công chuẩn.
- 1/2 Nửa ngày: Tính nửa công.
- CT Công tác, P Nghỉ phép, NL Nghỉ lễ, ốm, Không lương, Khác.
- Bước 4: Bạn cũng có thể nhập thủ công số giờ làm việc cụ thể tại ô “Nhập số giờ làm cụ thể”. Sau khi hoàn thành, nhấn Lưu để hệ thống cập nhật vào cột Ngày công thực tế.
2. Tăng ca (Quản lý giờ làm thêm)
Ghi nhận và quy đổi số giờ tăng ca của nhân viên theo các hệ số quy định.
- Bước 1: Chọn mục Tăng ca trên thanh công cụ.
- Bước 2: Chọn tên nhân viên cần nhập dữ liệu ở danh sách bên trái.
- Bước 3: Tại bảng chi tiết bên phải, nhấn nút + Thêm dòng để tạo bản ghi tăng ca mới:
- Loại tăng ca: Chọn hình thức phù hợp (Ví dụ: 01 Ngày thường (150%), Tăng ca chủ nhật (200%), v.v…).
- Ngày tăng ca: Chọn ngày nhân viên làm thêm.
- Số giờ OT: Nhập số giờ làm việc thực tế. Hệ thống sẽ tự động tính toán số giờ quy đổi theo hệ số lương tương ứng tại cột Quy đổi (giờ × hệ số).
- Bước 4: Chọn ngày áp dụng dữ liệu và nhấn Lưu.
3. KPI (Quản lý hiệu suất công việc)
Tính năng này giúp kế toán hoặc quản lý nhập chỉ số đánh giá công việc của từng nhân viên, từ đó làm căn cứ để tính thưởng hoặc phạt hiệu suất vào lương.
- Bước 1: Trên thanh công cụ của mục Dữ liệu tính lương, chọn KPI.
- Bước 2: Chọn tên nhân viên cần nhập chỉ số đánh giá từ danh sách bên trái.
- Bước 3: Tại bảng chi tiết bên phải, nhấn nút + Thêm chỉ tiêu để thiết lập các mục đánh giá:
- Tên chỉ tiêu: Nhập nội dung đánh giá cụ thể (Ví dụ: Hiệu suất công việc, Hoàn thành công việc,…).
- Trọng số: Nhập tỷ trọng phần trăm của chỉ tiêu đó trên tổng thang điểm 100% (Ví dụ: Chỉ tiêu 1 chiếm 70%, Chỉ tiêu 2 chiếm 30%).
- Mục tiêu: Nhập hạn mức công việc cần đạt (mặc định hệ thống thường để mốc chuẩn là 100).
- Thực hiện: Nhập kết quả thực tế mà nhân viên đã đạt được (Ví dụ: Nhân viên hoàn thành vượt mức công việc, nhập 120).
- Bước 4: Hệ thống sẽ tự động tính toán tổng số điểm hiệu suất ở dòng tổng cộng. Chọn Ngày áp dụng dữ liệu và nhấn Lưu để hoàn tất.
4. Thưởng (Quản lý các khoản khen thưởng phát sinh)
Mục này dùng để nhập các khoản thưởng Tết, thưởng cuối năm, thưởng dự án hoặc các khoản thưởng phát sinh ngoài quy chế lương cố định của doanh nghiệp.
- Bước 1: Trên thanh điều hướng của dữ liệu tính lương, nhấp vào mục Thưởng.
- Bước 2: Tìm và click chọn tên nhân sự được nhận thưởng từ danh sách tổng hợp ở phía bên trái.
- Bước 3: Tại bảng chi tiết nhập liệu ở góc phải, nhấn nút + Thêm khoản để tạo dòng mới và bổ sung các thông tin:
- Loại thưởng: Click vào mũi tên để chọn danh mục thưởng tương ứng trong menu thả xuống (Ví dụ: Thưởng cuối năm, Thưởng đột xuất,…).
- Số tiền: Nhập chính xác giá trị tiền thưởng mà nhân viên được nhận. Hệ thống sẽ tự động đồng bộ sang cột Thành tiền.
- Bước 4: Click vào biểu tượng lịch tại ô Ngày áp dụng, chọn đúng ngày ghi nhận khoản thưởng này, sau đó nhấn nút Lưu để hoàn tất.
5. Lương sản phẩm
Áp dụng đối với những nhân sự hưởng lương theo khối lượng công việc hoặc số lượng sản phẩm hoàn thành trong kỳ.
- Bước 1: Click chọn mục Lương sản phẩm.
- Bước 2: Chọn nhân viên áp dụng ở danh sách bên trái (trạng thái hiển thị sẽ chuyển từ Chưa nhập sang số tiền cụ thể sau khi lưu).
- Bước 3: Ở bảng bên phải, click vào ô Chọn / nhập sản phẩm. Tiến hành chọn sản phẩm, nhập đơn vị tính, đơn giá của sản phẩm và số lượng tương ứng mà nhân viên đã hoàn thành.
- Bước 4: Hệ thống tự động tính toán mục Thành tiền. Chọn ngày áp dụng và bấm Lưu.
6. Lương phần trăm (Doanh số / Chiết khấu)
Dành cho nhân viên kinh doanh hoặc các vị trí hưởng hoa hồng dựa trên mức doanh số cơ sở đạt được.
- Bước 1: Chọn chức năng Lương phần trăm.
- Bước 2: Click chọn nhân viên cần thiết lập ở danh sách phía dưới.
- Bước 3: Tại bảng bên phải, nhấn tạo dòng để nhập thông tin:
- Loại %: Chọn danh mục chiết khấu hoặc loại hoa hồng áp dụng.
- Tỉ lệ %: Nhập phần trăm hoa hồng được hưởng.
- Số tiền cơ sở: Nhập mức doanh thu hoặc mốc tiền làm căn cứ tính hoa hồng.
- Bước 4: Phần mềm tự động hiển thị số tiền thưởng chi tiết tại cột Thành tiền. Chọn ngày áp dụng và ấn Lưu.
7. Lương chuyên cần
Sử dụng để áp dụng khoản phụ cấp chuyên cần đối với những nhân viên đạt đủ tiêu chuẩn về số ngày công, không đi muộn, về sớm hoặc không vi phạm nội quy nội bộ trong tháng.
- Bước 1: Chọn chức năng Lương chuyên cần trên thanh công cụ.
- Bước 2: Tích chọn tên nhân viên đủ điều kiện hưởng chuyên cần ở danh sách bên dưới.
- Bước 3: Tại khung thiết lập bên phải, tiến hành chọn diện áp dụng và nhập mức tiền chuyên cần được hưởng theo quy định của công ty.
- Bước 4: Xác định mốc Ngày áp dụng tính toán cho nhân sự đó và bấm Lưu để hệ thống tự động ghi nhận vào phiếu lương tổng.
8. Các khoản ứng – bù trừ lương
Sử dụng để khấu trừ các khoản tiền nhân viên đã ứng trước hoặc cộng/trừ các khoản phát sinh ngoài hợp đồng (phạt đi muộn, thu hồi, hỗ trợ đột xuất,…).
- Bước 1: Chọn mục Các khoản ứng – bù trừ lương.
- Bước 2: Tìm và tích chọn nhân viên cần thực hiện điều chỉnh ở danh sách bên trái.
- Bước 3: Tại khung thông tin bên phải, tiến hành nhập liệu:
- Khoản bù trừ: Chọn loại khoản mục tương ứng (Ví dụ: Ứng lương, Phạt vi phạm, Bù công,…).
- Số tiền: Nhập chính xác số tiền cần thực hiện ứng hoặc bù trừ.
- Bước 4: Xác định ngày áp dụng khoản bù trừ này và nhấn nút Lưu để ghi nhận vào hệ thống.
Lưu ý chung: Sau khi hoàn tất cập nhật toàn bộ 8 mục dữ liệu trên cho tất cả nhân sự, Kế toán có thể chuyển sang mục Bảng lương ngay bên cạnh để hệ thống tự động tổng hợp dữ liệu và xuất bảng tính lương chi tiết cho toàn công ty.