CÁC CHỨC NĂNG QUẢN LÝ TRONG PHÂN HỆ HỒ SƠ LƯƠNG
Phân hệ Hồ sơ lương không chỉ quản lý riêng các biểu mẫu hợp đồng lao động mà còn tích hợp đầy đủ hệ thống báo cáo nhân sự, bảng chấm công, khối lượng sản phẩm và các chứng từ thuế. Dưới đây là toàn bộ các mục chức năng có trong phân hệ này:
- Lập hợp đồng: Công cụ dùng để soạn thảo, liên kết thông tin của nhân viên vào các biểu mẫu có sẵn và ký điện tử hoặc xuất in hợp đồng lao động (thử việc, chính thức, giao khoán).
- Lấy số lên số HĐ: Hệ thống tự động cấp số hợp đồng lao động hoặc cho phép kế toán đồng bộ số hợp đồng từ danh sách nhân sự lên các hồ sơ lương để đảm bảo tính đồng nhất, không bị trùng lặp.
- Báo cáo thưởng: Nơi tổng hợp dữ liệu chi tiết về các khoản thưởng (thưởng Tết, thưởng nóng, thưởng dự án) của toàn bộ nhân viên theo từng tháng hoặc từng kỳ kinh doanh để quản lý chi phí khen thưởng.
- Báo cáo KPI: Trích xuất bảng tổng hợp điểm hiệu suất công việc và tỷ lệ hoàn thành mục tiêu của từng nhân sự, làm căn cứ minh bạch để giải trình mức lương thưởng hiệu suất.
- Báo cáo chấm công: Kết xuất bảng chấm công tổng hợp của toàn công ty dưới dạng báo cáo, hiển thị chi tiết số ngày công đi làm, ngày nghỉ phép, nghỉ chế độ của từng người trong tháng.
- Báo cáo khối lượng: Dành riêng cho doanh nghiệp sản xuất hoặc vận tải, dùng để tổng hợp báo cáo về số lượng sản phẩm, khối lượng công việc hoàn thành của từng công nhân để đối soát lương sản phẩm.
- Báo cáo tăng ca: Bảng tổng hợp chi tiết số giờ làm thêm (OT) ngày thường, ngày nghỉ, ngày lễ của nhân viên kèm theo hệ số quy đổi giờ công tương ứng.
- Báo cáo lương phần trăm: Báo cáo chi tiết về doanh số đạt được, tỷ lệ chiết khấu và tiền hoa hồng thực nhận của bộ phận kinh doanh hoặc các đại lý.
- 05CK TNCN (Bản cam kết): Mục quản lý, lưu trữ và kết xuất hàng loạt các Bản cam kết 05/CK-TNCN (hoặc mẫu mới nhất) của những nhân sự có thu nhập chưa đến mức phải khấu trừ thuế.
- 02 TNDN: Nơi lập và quản lý Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn (Mẫu 02/TNDN) đối với các khoản chi phí thuê ngoài, thu mua của hộ kinh doanh cá thể.
- 04 LBTL (Bảng thanh toán): Quản lý và lập Bảng thanh toán tiền thuê ngoài, thù lao cho lao động vãng lai hoặc nhân sự thời vụ không nằm trong bảng lương chính thức.
- C12-BHXH (Thông báo bảo hiểm): Nơi lưu trữ, đối chiếu và quản lý thông báo kết quả đóng Bảo hiểm xã hội, BHYT, BHTN (Mẫu C12-BHXH) từ cơ quan bảo hiểm gửi về hàng tháng.
- Phiếu chi tiền mặt: Tính năng tự động lập và xuất các phiếu chi tiền mặt lương, tiền tạm ứng, hoặc tiền thưởng cho nhân viên đối với các doanh nghiệp thực hiện chi trả bằng tiền mặt.
- Danh sách chuyển khoản: Tự động tổng hợp và xuất file danh sách lương theo định dạng chuẩn của các ngân hàng (File Excel đổ dữ liệu ngân hàng) để kế toán tải lên hệ thống Internet Banking nhằm chuyển khoản lương hàng loạt.
- Báo cáo bảo hiểm thu nhập: Tổng hợp và đối soát mức thu nhập chịu thuế, thu nhập đóng bảo hiểm để phục vụ cho việc giải trình số liệu với cơ quan BHXH và cơ quan Thuế.
- Quy chế nội quy – Thang bảng lương: Nơi lưu trữ điện tử hệ thống thang bảng lương đã đăng ký với Cơ quan quản lý Lao động, cùng các văn bản quy chế tài chính, nội quy lao động nội bộ của doanh nghiệp.